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『Excelラボ(関数実践編)』 開発講師インタビュー

「複雑」なものが「簡単」になるという幻想。

日本社会では、「働き方改革」の名のもとに、「業務効率化をしよう!」という号令が日々強まっていることは、どの企業においても実感されていらっしゃることでしょう。様々な企業様から効率化のご相談をいただいたり、また、具体的なコンサルティングを実施させていただくことが多い私からみても、明らかに各企業様において「業務効率化」への強い意気込みや、まさに「本気だぞ」という気概を感じます。

しかし企業の皆様に接する中で、一つだけ、私の「業務効率化」の考え方から言って、疑問に思えることがあります。それは、「業務効率化のために新しいツールやシステムを導入すれば、効率化は成功する。」と思い込んでいる企業があるのではないか、ということです。

つまり、「便利なツールや便利な新システム(例:RPAなど)を導入すれば、複雑な業務を簡単にしてくれるだろう!そうすれば、人は、いらなくなるではないか!」という、誤った思い込みを持たれているのではないか、ということです。

『複雑性は、消えない。』

Excelラボの考えとしては、

「業務自体の『複雑性』は、ツールやシステムの導入によってどこかへ雲散霧消するわけではない。」

と考えています。

それは、まるで「物理学」の世界に似ています。たとえば、中学・高校で習う「エネルギー保存の法則」を覚えていますでしょうか。「エネルギーが状態を変えたり、移動をすることがあっても、系の内部において、ひとりでに生じたり、なくなったりはしない。」というものです。

会社の業務の複雑性もまた、これと同様です。先ほどと同じことをもう一度述べますが、

「業務自体の複雑性は、ツールやシステムの導入によってどこかへ雲散霧消するわけではない。」

ということです。これを、今回の記事では『複雑性保存の法則』と名付けることにしましょうか。

みなさん、いいですか?

たとえ、多様なシステムが導入され、自動化ツールが企業の髄まで浸透したとしても、その状態というのは実際には、「何かのツールやシステムやプログラムとして」その複雑性が「封入」されただけであり、結果的にそのツールやシステムの運用者つまり「誰か」に複雑性が負荷されている状況に依然として変わりはないのです。

複雑性は「業務プロセス修正の都度、すぐ顔を出す」。

業務というものは、一見「ずぅっと担当者が毎週同じことを繰り返しているなぁ」という「ルーティーン業務」に見えることでも、実際にその担当者視点から見ると、

・「中間データを提供するシステムが変更されたことにより、ダウンロードするデータの持ち方が変わってしまい、加工プロセスが大きく変化する(元データの問題)」
・「上長が変わったことで、上長に報告する際のレポート内容が大幅に追加・変更されてしまう(レポートの情報量の問題)」
・「会社の合併や分離に伴い、集計に必要なデータが発散し、バックオフィスプロセスが複雑化する(組織自体の変化の問題)」

など、小規模~大規模の「プロセス変更」が常に、日々、余儀なくされているものです。(これはバックオフィス業務に勤しんでいる方であれば容易に思い当たることでしょう。)

そういう状況にあっては、いかに『最高にクールで便利!』なツールや『世界シェアNo.1!』のシステムを導入しようが、「導入時の状態」のまま使い続けることは決してできない。ざっくりいえば1年と保たずに「プロセスの修正」が求められるわけですし、現に行われています。

このとき、「ツールやシステムに封入しきったはずの複雑性」は、必ず「担当者」に跳ね返ってくるわけです。担当者は、そのプロセスの変更に応じて、現状のフローや処理のどこをどのように直すべきかという問題にどうしても取り組まざるをえなくなる。どこかの誰かが、勝手に修正後のプロセスを完成させてくれるわけではないのです(なぜならば、あなたがその担当者だからです)。

このように「複雑性」というボールを、「ツールやシステムの内部」にいくら押し込んだつもりでも、プロセス変更という箱を開けた瞬間に、必ず「担当者」という人間に思いっきり跳ね返ってくる。(筆者の私見では、多くの企業ではこの箱は、ごくまれに開くのではなく毎月開いてしまっていますね。)

複雑性は、消えない。誰かが必ずその複雑性を扱わなければならない。

だから、「複雑性」をシステムに閉じ込めてどんなに蓋をしても、結局は、その業務の担当者は、「その複雑なプロセスでどんな計算が行われているか、どんなデータをどのように加工しているか」ということをきちんと理解できていなければなりません。どんなにシステムに複雑性を転嫁しようと、担当者の頭の中が「簡単」な作りで、「とりあえずこのボタンをポチッと押せば自動的に仕事は終わるんだ。わぁ、すごいなぁ。」では業務を担っていくことはできないのです。結局は責任ある『担当者』たる者は、この自動化の時代であっても「複雑性」から「こわい」と顔を背け逃れることはできないのです。

自動化には、担当者の「複雑なものを扱える能力」が不可欠。

ここまで整理した上で、Excelラボの自動化への考えを述べます。

それは、

複雑なものを扱える能力を担当者が身につけることでしか、業務の自動化は達成できない」

というものです。つまり、担当者の頭の中を「複雑」なものを扱えるように、レベルアップさせるべきということです。担当者というものは、「おっ。マシンやシステムが複雑なことを頑張ってくれてるねぇ。その調子でマシンやシステム頑張れ!何やってるかわからんけど。」とおんぶに抱っこ全てオマカセというわけにはいかないのです。

担当者の頭の中が「複雑性」を扱えるレベルにならなければならない。冒頭の、「企業は、今、業務効率化にマジホンキで取り組んでて云々」という話に戻しますと、自動化というものは間違いなく担当者にとっては「簡単化」ではなく「複雑化」なのです。(自動化が進んでいないときは、手作業で一生懸命時間を掛けて、足りない条件分岐は、なんとなく脳内補完しコピペでごまかしてきたプロセス。その曖昧さを排除し、しっかりと条件分岐や除外条件などを理解していないと自動化メカニズムが組めないので当然ですね。)

 

Excel業務に話を絞っても同様です。
 
結局のところ、私達は以前より遥かに増大してしまったデータの海で、なぜか以前より早くそのデータを加工して帰途につかなくてはいけないわけで、大量データの扱いや複雑な集計に、以前より圧倒的に強くなっていく必要があるわけですね。
 
幸いなことに、Excelにおいては、核となる自動化ノウハウを、かなり高度なものまで明快に理解していくことが可能です。自動化を達成するためのやや上級的なノウハウを使いこなせば自動化の局面で必要な解決の手を打てるようになれます。

『Excelラボ関数実践編』は、応用編の内容を前提とし、さらに多数の関数や関数技法を理解し身につけることによって「自動化」ノウハウに習熟できるように開発しました。

仕事が、情報が、時代が、たとえどんなに複雑化しても、人間はその複雑さを扱う力を必ず身につけることができます。大量データの扱いや自動化のノウハウや着想も、1つ1つが比較的普遍的で汎用的に使えるものであり、Excel業務に限らず様々な局面でアイディアや理解の助けとなるため、今後の自動化時代を生き抜くための力になります。

完全自動化時代の『プロフェッショナル』

何度も申し上げているように、「複雑化する業務」に対処するために、人間が複雑性制御のノウハウを身につけ「複雑化」に対応することこそ、『業務効率化成功への唯一の解』です。

ツールやシステムがどんなに複雑化しても、「その複雑さを扱う人間の能力」の成長がそれに負けてしまっては、業務効率化は絵に描いた餅となり、すぐに瓦解します。

仕事の基本に立ち返るならば、業務というのは、初めに「ツールやシステムが在る」のではなく、「業務を理解した担当者がまず在る」のです。

複雑性は、消えない。誰かが必ずその複雑性を扱わなければならない。

その複雑性を負うのは、いったい何処の誰なのか?よそのコンサルなのか?システム部なのか?いいえ違います。過去の時代とは違います。今は、時代の変化によって複雑なものを扱うことが担当者の業務そのものになっているのです(そのためにシステムを導入したんですよ会社は)。複雑さを負うのは、担当者であるあなた以外にはいません。

大量データの時代、そして完全自動化の時代ではシステムやツールが既に高度化したものが導入されてしまっています。この状況では、今にも複雑さの箱が開いて担当者にボールが直撃する場面がすぐに訪れます。だから、以前の時代のように担当者が「複雑さ」から目を逸らしたままやり過ごしていくことはできない。プロフェッショナルである担当者は、どんな業務についていてもこのシステムに封入されていてそこからある日飛び出してきた「複雑さ」を扱う力を身につけておかなければいけないのです。

 

『Excelラボ関数実践編』では、Excelで、この複雑な自動集計を行えるように、無数のノウハウを学び、プロフェッショナルとしての強い力を養成していきます。複雑さに怯まず、業務効率化を遂行できる『責任あるプロフェッショナル』となれるように一緒に頑張っていきましょう。

次回開催は、2019年3月30日(土)@新宿西口です。

 

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(講義の1~2週間前には満席になる可能性があります。


Excel2016のリボンのクイックアクセスツールバーが見づらい

Excel2016のリボンは、緑単色のため非常に見づらい

文章による解説

Excel2016の初期設定ではこのように画面上部のボタン(クイックアクセスツールバー)が「緑色」一色で見づらいと感じます。

 

「白」基調のほうが、クイックアクセスツールバーがカラーになって見やすい。↓

Excel2013ではクイックアクセスツールバーがカラーでもっと見やすかった。だからExcel2016でも、私は「白」を基調としたデザインに変えてしまいます。やり方は非常に簡単です。

 

Excel2016のリボンを「白」を基調としたデザインに変える方法

1.オプションに行く。AltFT ショートカット

2.[基本設定]→Offceテーマの「カラフル」を「白」に変えてあげる。

らぼアニメーション解説(30秒)

 

 


『光速のPowerPoint』受講者のアンケートを読もう

「光速のPowerPoint」は、PowerPointの原理・挙動にフォーカスした講座です。オブジェクトの扱いやスライドマスタについて、誤った操作方法や認識ではプレゼン資料の作成に時間が掛かってしまいます。「パワポ」というと「プレゼン講座」になりがちですが、この『光速のPowerPoint』はプレゼンの部分にフォーカスを当てるのではなく、PowerPointそのものの「ソフト特性」を完全に理解し「光速」に資料作成ができるようにするための原理・挙動を理解していく講座です。

「光速のPowerPoint」は、2ヶ月に1回のペースで開催されます。開催の1.5ヶ月前に日程が当サイトに掲載されます。

『光速のPowerPoint』講座日程はこちらから 

「光速のPowerPoint」受講者のアンケート結果

  

『光速のPowerPoint』講座日程はこちらから  

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講師として

私が思うに、パワポのプレゼン資料は「ツギハギで作ることが多い」と思います。つまり過去のパワポファイルがそれぞれの企業や部署に蓄積されており、それを引っ張り出して、最新のデータに書き換えたり、今年の考察を加えたりする使い方です。その場合「パワポ間のコピペ」が鍵になります。多くの皆様は、パワポ間のコピペで「なぜか文字が大きくなる」とか「なぜかレイアウトがぐちゃぐちゃになるから1つ1つのスライドを丁寧に直すのに何時間もかかる。」と言われます。

こういう現象は、パワポの原理や挙動が見えていないことから起こっています。

「プレースホルダとテキストボックスはどう違うのか」、「パワポのコピペの際に移転する情報は何と何か」そういった厳密な理解を一度得ることでパワポ作業の「挙動から来るストレス」から解放されます。この講座は、とかく「プレゼン」講座に傾きがちなパワポ講座を敢えて揺り戻し、「パワポ自体の原理・挙動」に迫るカリキュラムです。

「正確な挙動理解」があってこそ、光速の実務が可能になります。

 

PowerPoint初めてという方も、PowerPoint使っているけどよく仕組みがわからないという方も、講座でとてもたくさんの発見をしていただけると思います。ぜひご参加ください。

 

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『Word原理解明講座』受講者のアンケートを読もう

「Word原理解明講座」は、Excelラボ独自のWord体系『4階層アプローチ』を学習することで、皆さんにWordを初めて正確に理解いただけるような講座になっています。難易度は一番高い講座ですが、Wordを実務レベルで正確に使いたい方の期待に応えれる講座です。ずっと悩んでいたWordのトラブル・挙動を一緒に読み切っていきましょう。

「Word原理解明講座」受講者のアンケート結果

 

『Word原理解明講座』講座日程はこちらから 

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講師として

もうすぐ『2018 年』です。社会はずいぶん進歩しました。しかし皆さんのWord スキルは、Word2003 が登場した15 年前から進歩したのでしょうか。IT が完全に一般化し、これだけ多くの人がWord を利用している今日にあっても、「Word は余裕」どころか、99% のWord ユーザーの利用法は「その場しのぎ」な『無理矢理Word 術』です。

そこから脱出しようとした人もWord の難しさの前で挫折を強いられています。この講座は、その現状を打破し、複雑怪奇なWord の不可思議な挙動と正面から対峙する前代未聞の講座です。

「なんとなくやり方を覚えようね」という、惰性・妥協のWord 講座ではありません。真にWord を会得したと思えるような『原理解明講座』として講義を展開していきます。
ぜひ強い意欲と探究心を持って臨んでください。

 

この『Word原理解明講座』は、「物事を理解するにあたり、常に1つ1つのファクターを正確に確認しながら、それを組み合わせて一貫性のある説明を行う。既存の解説にとらわれない新しい説明の体系を構築する」という私の講座作成の信念が最も強く反映された非常に特殊な講座です。何度も申し上げるように「体系的なものを理解する力」が必要ですが、真剣な学習者である皆様のご期待に必ず添えると思います。講座でお待ちしています。

 

※「Word原理解明講座」は2ヶ月に1回のペースで開催。
開催の1.5ヶ月前に日程が当サイトに掲載されます。


『パーフェクト・オペレーション』受講者のアンケート結果を読もう

パーフェクト・オペレーションでは、「1つの機能を学ぶと、たくさんのミスが付随して発生するから、そのミスを徹底的に学んでおく」という考え方のもと、Excelのトラブルやミスを見つめていきます。また、WindowsショートカットやExcelショートカットを多数学習し、ムダのない完全な実務を目指していきます。

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講師として

「パーフェクト・オペレーション」開発の想いについては、別途インタビューにて述べましたのでここでは、具体的な事例の話をします。

私は多くの企業で研修を行っていて、大変不思議に思うことがあります。

それは、

「Excel業務はミスがあるのが当然。だから、ミスをしないように『注意』を払おう。」

という考え方です。

私は、特にバックオフィスの業務というものは、もっと厳しく、

「絶対にミスがあってはならない。」

というあたりまえの考えで行われるものだと思っていました。

ところが、バックオフィスの方々に、特にExcel周りのお話を聴いていると「数字が合わないので、数式に少し数値を足して帳尻を合わせた。」とか「顧客名簿で、いつの間にか住所と氏名がズレており、ある住所に別の宛名で商品を送付してしまった。」など、「あってはならない」レベルのミスが頻発しているのです。つまり、「ミスは日常茶飯事だ。」と言われるのです。

これは絶対におかしい。

ミスが「頻発」するということは、明らかに「その人のExcel処理のフローの中に、ミスが内包されている」ということです。

つまり「その処理手筋が挙動的に不適切であるため、特定の状況下で、必然的にミスを生み出す」ということを指しています。だから、私は「挙動」を明確に説明して、やってはいけない処理というものをはっきり示そうと思いました。

「間違いを徹底的に学習すること」。

それは、IT教育において非常に大切で、また欠落してるものだと思うから、しっかりと習熟いただけるようにこの「パーフェクト・オペレーション」をぜひご受講ください。

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『Excelラボ(応用編)』受講者のアンケート結果を読もう

「Excelラボ(応用編)」では、基礎編に引き続き、プロフェッショナルとしてExcelを扱っていくためのノウハウを緻密に解説していきます。

「Excelラボ(応用編)」受講者のアンケート結果

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講師として

私自身は、「Excelをしっかりと習った」経験を持ちます。私の講座はその「しっかり習った」私自身が、「それでもここで躓いた。これを最初に習っていれば最も効率良く理解できただろう。」という点を完全にカリキュラム化しています。慣れている人でも陥りやすい勘違いや、気付かない現象の原因を解析し徹底的に解説します。通常は5年~10年以上Excelを使っても認知しないであろう挙動や関数の不可解さをスッキリと理解できるように緻密に解説しています。

講座を受講された方が「会社で非常に高く評価される」ように速効性があるものになっています。受講者の皆様のアンケートを見ていますと、多くの皆様がExcelへの自信を高めてくださっただろうことが大変嬉しいです。受講後に、「自分はもう、Excelでは誰にも負けないぞっ」という素直な覇気というかまっすぐな上昇志向を持って毎日の業務をハイレベルに行っていっていただけるだろうことを想像すると、とても嬉しい気持ちになります。

「先生のおかげで、Excelがすきになりました」と言われることは講座作成者としての私の意図を最も正確に汲み取っていただけた言葉だと思います。「Excelを完全にわかって、使いこなせたら誰だって本当に楽しい。」と私は思って講座を作っています。それは、どんな勉強でも共通することであり、私はそれを自分の講座で体現しているつもりです。

「一発で完全にわかるから、本当に楽しい」と思える講義を常に提供していきたいなと思っています。

Excelラボは、「世界で1番楽しい講義」を提供できる企業を目指していきます。

受講された後の皆様へお伝えしたいこと

「講座の内容がしっかり理解できていれば、現場では必ず活躍できるから、自分に自信持って頑張っていってください!」

『Excelラボ』講座日程はこちらから

[ Excelラボ(応用編)のカリキュラム ]
第1章  応用編の基礎固め

・IFERROR 関数とネスト構造構築の2手法
・応用編スーパーショートカット!
・集計作業の要 SUMIFS・COUNTIFS 関数と重複削除
・文字列連結
・文字列操作関数 LEFT 関数、MID 関数、RIGHT 関数・SUBSTITUTE 関数
・日付関数とインプット系フォームコントロール
・ドロップダウンリストの生成

第2 章  データタイプ変換とロジカルテスト

・様々なロジカルテストと論理値の扱い
・論理値と文字列は違う
・ガイドクリックと数式内F9
・マッチング不全ととデータタイプ変換

第3 章 最難関の条件付き書式

・アクティブセルと一括入力の概念
・条件付き書式の3要素
・数式タイプの条件付き書式

第4 章 テーブル化と構造化参照

・第1フェーズと第2フェーズ
・テーブル化とピボットテーブルの違い
・テーブル化と構造化参照

第5 章 ピボットテーブルの活用と落とし穴

・ピボットテーブルの理解
・ピボットテーブル効率化のコツ